Die Personaleinsatzplanung in der Tierarztpraxis ist für Praxisinhaber und -inhaberinnen eine Herausforderung und eine Notwendigkeit zugleich. Schließlich wird ausreichend Praxispersonal benötigt, um Patienten und deren Besitzer/innen sowohl bei spontanen Notfällen, bei Routineterminen als auch bei der Terminvergabe bestens zu betreuen.
Gleichzeitig kann die Arbeitsmoral und Zufriedenheit des Praxisteams gefährdet sein, wenn es nicht eingeteilt wird, wie es Fähigkeiten und Bedürfnisse zulassen.
Der Erfolg einer Praxis steht und fällt also mit der Zufriedenheit der Kundschaft, der tierischen Patienten und der Mitarbeitenden. Eine effiziente Personaleinsatzplanung in der Tierarztpraxis ist somit unerlässlich. Damit Ihrer erfolgreichen Dienstplanung also nichts im Wege steht, haben wir für Sie sieben Tipps zusammengefasst.
7 Tipps für eine effiziente Personaleinsatzplanung
Eine effektive Personaleinsatzplanung berücksichtigt die Bedürfnisse und die Verfügbarkeit des gesamten Personals, senkt die Arbeitskosten, reduziert die Fehlzeiten und verringert die Wartezeiten der tierischen Patienten und deren Besitzer/innen. Folgende Tipps und mögliche Lösungen sollten Sie bei Ihrer Personaleinsatzplanung beachten:
Tipp 1: Kennen Sie Ihr Personal
Wie in dem Wort “Personaleinsatzplanung” leicht zu erkennen ist, ist das Personal das Herzstück eines Dienstplans. Die Zufriedenheit Ihres Personals steht also an oberster Stelle. Der erste Schritt auf dem Weg zu einer besseren Planung ist die Erstellung einer Liste des derzeitigen Personals. Geben Sie dabei Fähigkeiten, Knowhow, Überstundenbeschränkungen, Wünsche, Bedürfnisse und bevorzugte Arbeitszeiten an, um zu bestimmen, wann und wo die Mitarbeitende am besten arbeiten können. Außerdem sollten Sie angeben, ob es sich um Vollzeit-, Teilzeit- oder geringfügig Beschäftigte handelt.
Tipp 2: Kennen Sie Ihre Praxis
So wie Sie die Bedürfnisse Ihres Personals kennen sollten, so sollten Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Tierarztpraxis oder -klinik kennen. Gibt es einen Wochentag, an dem in der Regel am meisten los ist? Wann erhalten Sie die meisten Telefonanrufe für eine Terminvergabe?
Wenn Sie sich der Antworten auf diese Fragen stets bewusst sind, dann wissen Sie auch, ob Sie am Vor- oder Nachmittag bzw. an welchen Werktagen Sie mehr Personal benötigen.
Extra-Tipp: Mit einer Online-Terminvergabe-Funktion reduzieren Sie die Telefonanrufe in Ihrer Tierarztpraxis!
Tipp 3: Sorgen Sie für eine offene Kommunikation
Oft lässt es sich nicht vermeiden, dass Ihr Personal mit nicht arbeitsbezogenen Problemen konfrontiert wird, die eine Freistellung oder eine Verspätung erfordern. Eine gute Möglichkeit, diese Situation zu lösen, ist eine offene Kommunikation im gesamten Praxisteam.
Durch eine offene Kommunikation wird eine vorausschauende Planung gewährleistet, welche den Mitarbeitenden Zeit gibt, ihre Schichten zu überprüfen. Sie können bei Bedarf eine Freistellung beantragen oder sogar die Schicht mit einem Kollegen tauschen. Auf diese Weise entsteht genügend Zeit, einen Ersatz zu finden, damit wichtige Termine noch eingehalten werden können.
Tipp 4: Berücksichtigen Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden
Damit das Praxisteam in einer Schicht effizient arbeiten kann, muss es mit Mitarbeitenden besetzt sein, die über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Denn jedes Teammitglied hat individuelle Stärken und Schwächen und somit ergeben sich Aufgaben, die für manche am besten geeignet sind. Pro Schicht sollte versucht werden, mindestens eine/n Angestellte/n mit der meisten Erfahrung einzuteilen. Durch diese strategische Planung können Sie gewährleisten, dass Sie ein starkes Team pro Praxistag haben.
Tipp 5: Binden Sie Ihr Praxispersonal in die Planung aktiv mit ein
Lassen Sie Ihr Praxispersonal den Dienstplan aktiv mitgestalten und reagieren Sie flexibel und verständnisvoll auf Wünsche und Bedürfnisse. Erlauben Sie Änderungen im Zeitplan, denn nicht immer können Mitarbeitende so arbeiten, wie sie eingeteilt werden. Stellen Sie z. B. Regeln auf, dass bei dringenden privaten Gründen Zeitpläne um wenige Stunden verschoben werden können. Somit vermeiden sie Totalausfälle an bestimmten Tagen.
Tipp 6: Gestalten Sie den Dienstplan vorhersehbar und flexibel
Versuchen Sie Ihrem Praxispersonal Stabilität und Routine zu geben, in dem Sie darauf achten, dass sich die wöchentlichen Dienstpläne nicht zu sehr voneinander unterscheiden. So kann das Team Berufs- und Privatleben besser vereinbaren und vorausplanen. Sollten sich aus unterschiedlichen Gründen Unregelmäßigkeiten ergeben, die eine gewisse Flexibilität im Zeitplan erfordern, sollten Sie einen gewissen Spielraum in Ihrem Dienstplan berücksichtigen.
Tipp 7: Nutzen Sie eine Tierarztsoftware für die Personaleinsatzplanung
Wie Sie sicherlich feststellen können, kann das Finden des richtigen Gleichgewichts bei der Personalbesetzung in einer Tierarztpraxis eine echte Herausforderung sein. Last but not least – unser wichtigster Tipp: Die ideale Lösung ist eine Tierarztpraxissoftware, die neben anderen wichtigen Funktionen im Veterinär-Alltag, auch die Personaleinsatzplanung abdeckt. Eine Tierarztpraxissoftware macht es einfacher denn je, das Praxispersonal zu koordinieren und einen organisierten Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Personaleinsatzplaner können Dienstpläne der Tierarztpraxis oder -klinik wöchentlich oder auch monatlich im Voraus erstellen und veröffentlichen. Gleichzeitig können sie die Software nutzen, um Mitarbeitende per Nachricht über ihre bevorstehenden Einsätze zu informieren. Außerdem ist der Dienstplan so für alle zu jeder Zeit zugänglich.
Personalplanung in der Tierarztpraxis mit inBehandlung
Die Tierarztpraxissoftware inBehandlung bietet mit dem Feature „Dienstplan“ eine datenschutzkonforme, technisch sichere und integrierte Lösung für die Personaleinsatzplanung. Mit unserer Software profitieren Sie unter anderem von folgenden Funktionen:
- Warnung, wenn ein Terminkonflikt entsteht
- Planung der Verfügbarkeiten von Mitarbeitenden
- Verfolgung der An- und Abwesenheitszeiten
Mit inBehandlung organisieren Sie Ihre Tierarztpraxis aus einer Hand! Sie profitieren nicht nur von der Personaleinsatzplanung-Funktion, sondern auch von der Mitteilungsfunktion, mit der Mitarbeitende zum Beispiel Nachrichten für das Personal am nächsten Tag hinterlassen können, und von der Online-Terminvergabe, mit der Sie das Telefonaufkommen reduzieren können. So leicht kann Praxismanagement sein!
Fazit:
Mit diesen Tipps und der richtigen Tierarztpraxissoftware können Sie fehlerfreie Personaleinsatzpläne erstellen und gleichzeitig flexibel auf die Anforderungen oder spontane Änderungen in Ihrer Praxis reagieren. Denken Sie immer daran, dass Sie versuchen, Ihr Personal zu halten und nicht zu vertreiben. Eine Planung, die den Anforderungen Ihrer Praxis und Ihres Personals nicht gerecht wird, wird Sie wertvolle Angestellte und Patienten kosten.
Möchten Sie Ihre Personaleinsatzplanung mit inBehandlung testen? Schreiben Sie uns bei Fragen gerne eine E-Mail an info@inbehandlung.de oder rufen Sie uns unter der Telefonnummer 0821 -907 805 12 an!