Hier bekommen Sie die Antworten zu Ihren Fragen

Selbstverständlich! Viele unserer Kunden betreiben keine Tierarztpraxis. inBehandlung konzentriert sich ganz auf mittelgroße und kleine Praxen sowie selbstständinge Dienstleister, die im Tiergesundheitsbereich tätig sind. Das können, müssen aber keine Tierärztinnen oder Tierärzte sein. inBehandlung bietet vor allem eines: souveränes Praxismanagement. Das bedeutet: inBehandlung beinhaltet alles, was Sie für die Verwaltung Ihrer Tätigkeiten benötigen (mehr dazu hier). Dabei ist das Programm flexibel gestaltet, sodass Sie Ihr System individuell auf Ihr Tätigkeitsfeld einstellen und anpassen können. Egal ob sie z.B. im Bereich Chiropraktik, Akkupunktur oder Naturheilkunde tätig sind oder auch ein Tierheim versorgen, wir betreuen bereits Kunden wie Sie und sind gerne für Sie da.

inBehandlung bietet Ihnen alle Grundvoraussetzungen, die Sie für eine konforme Verwaltung Ihrer Praxis benötigen. Die technischen Voraussetzungen sind gegeben. Wichtig ist nun, dass Sie sich darüber bewusst sind, welche Vorgaben Ihre Praxis erfüllen muss. Beispiele sind: „Wie oft muss ein Kassenabschluss erfolgen?“, „Bei welchen Medikamenten müssen Chargennummern hinterlegt werden?“, „Muss ich meine Praxis- und Apothekenumsätze getrennt abrechnen?“, „Welche Einverständniserklärung benötige ich von den Tierhaltern im Rahmen der EU-DSGVO?“. Die Antworten zu diesen und weiteren Fragen sind sehr praxisspezifisch und können Ihnen am besten von Spezialisten wie Ihrem Steuerberater und Ihrer zuständigen Tierärztekammer beantwortet werden. Sobald Sie sich darüber informiert haben zeigt Ihnen unser Team dann gerne, wie Sie diese Vorgaben mit den Funktionen von inBehandlung konform umsetzen können.

Ihre Daten sind geschützt auf Hochsicherheitsrechnern in einem renommierten deutschen Rechenzentrum gespeichert. Die Rechner werden durch spezialisiertes Fachpersonal und neueste Technologien rund um die Uhr gesichert, geprüft und gewartet. Zusätzlich werden von Ihren Daten mehrmals täglich Sicherungs-Backups erstellt. Über eine verschlüsselte und geschützte Verbindung können unsere Kunden von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät auf eigene Praxisdaten zugreifen.

Ein Internetzugang ist fraglos die Grundvoraussetzung für die Nutzung von inBehandlung. Glücklicherweise gibt es für Sie mehrere Möglichkeiten, auf Ihre Daten zuzugreifen, sollte wider Erwarten Ihr Internetzugang unterbrochen sein. Wir empfehlen zur Sicherheit einen UMTS Stick bereit zu haben, über diesen können Sie via Laptop problemlos und ohne Einschränkungen jederzeit sicher auf Ihre Daten zugreifen. Desweiteren ist ein Zugang zu Ihrer Veterinärsoftware über ein Smartphone sowie Tablet jederzeit möglich. inBehandlung ist gerade wegen seiner großen Flexibilität auch für mobile Praxen mit entwickelt worden, so dass der Zugang über mobile Geräte von Anfang an berücksichtigt worden ist.

Wenn man über einen längeren Zeitraum mit einer Praxissoftware gearbeitet hat, nun aber zu einem anderen System wie inBehandlung wechseln möchte, dann ist dies sicherlich eine zentrale Frage. Leider kann man hierzu keine pauschale Antwort geben, da vieles davon abhängt, wie das bisher genutzte System strukturiert ist und wie die Daten dort hinterlegt sind. Generell ist die Übertragung der Stammdaten (also Name, Anschrift, etc.) Ihrer Kunden und Patienten zu inBehandlung aus nahezu allen anderen Systemen möglich. Wir haben bereits viele Praxen beim Transfer ihrer Daten aus diversen anderen Systemen unterstützt, sodass Sie unser Team hier erfahren und kompetent unterstützen kann. Da jedes System sehr unterschiedlich ist, erfolgt der Transfer zu inBehandlung in enger Zusammenarbeit mit Ihnen. Je nach Datenmenge bieten wir unterschiedliche Möglichkeiten für den Datentransfer an. Unser Team berät Sie gerne.

Sie legen im Tierarztprogramm inBehandlung über die Benutzerverwaltung die Zugangsrechte Ihrer Mitarbeiter fest und definieren, welche Informationen für diese einsehbar sind. Es gibt 3 Stufen an Zugangsrechten: Praxisleitung, leitende Fachkraft und Mitarbeiter. Diese unterscheiden sich insbesondere darin, inwieweit Praxismanagementauswertungen zur Praxisentwicklung eingesehen werden können und ob grundlegende Einstellungen vom Nutzer geändert werden können. Auch können Sie jederzeit den Zugang für einen Mitarbeiter sperren oder reaktivieren.

Ja. Zusätzlich zu seinem Usernamen und Passwort definiert jeder Ihrer Mitarbeiter einen PIN Code. Ein User der Praxis muss sich mit vollem Usernamen und Passwort an einem Computer anmelden. Um dann schnell den Benutzer an diesem Computer zu wechseln, klicken Sie einfach auf „Benutzer wechseln“ und geben Ihre PIN ein. Die Zugangsrechte werden dann auch automatisch angepasst. TIPP: Für Ihre Sicherheit fragt inBehandlung nach 5 Minuten Inaktivität nach der Eingabe einer PIN. So soll sichergestellt werden, dass niemand Unauthorisiertes in einem unbeobachteten Moment Zugang zu Ihren Daten erhält.

Datenschutz hat für uns höchste Priorität. Wir stellen unsererseits sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Patienten- und Kundendaten erhalten. Dies gilt selbstverständlich auch für die Daten Ihrer Praxis und die Ihrer Mitarbeiter. inBehandlung geht verantwortungsvoll mit den uns anvertrauten Daten um. Dazu stehen wir und dies haben wir für Sie transparent und detailliert in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) aufgeschlüsselt und festgehalten. Jeder unserer Kunden erhält im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) einen AVV. Lesen Sie hierzu auch unsere Datenschutzbestimmungen.

Keine Angst vor GoBD –  inBehandlung hat vorgesorgt und für Ihre Tierarztpraxis die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) sinnvoll implementiert.

Der Gesetzgeber hat neue Richtlinien für Branchen mit Bargeldverkehr erlassen, welche seit 2017 auch Tierarztpraxen betreffen. Da man mit einer Praxissoftware wie inBehandlung Bargeschäfte verwaltet, gelten hierfür seit Januar 2017 besondere Anforderungen. Diese betreffen Geschäftsvorfälle, insbesondere Bartransaktionen, die in der Software verwaltet werden.

Gemeinsam mit unseren kompetenten Beratern haben wir inBehandlung schon von Anfang an dahingehend konzipiert, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, formal richtig, zeitgerecht und geordnet dokumentiert werden sowie gegen Löschung und Veränderung geschützt sind.

Das Thema ist also von Beginn an schon Teil  von inBehandlung, und wir haben gezielt zum 1.1.2017 nochmals kleinere Anpassungen vorgenommen. Somit entspricht inBehandlung den Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie sowie den GoBD – Richtlinien. Zusätzlich haben wir aber für unsere Kunden weitergedacht und zusätzlich noch neue Funktionen eingebaut, welche das Führen der Barkasse und den Kassenabschluss für Tierarztpraxen erleichtern.

Wir möchten allen Tierärzten/innen dennoch dringend empfehlen, dass Sie sich mit ihrem Steuerberater darüber absprechen, was von ihrer Seite bei einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung alles zu beachten ist. Wir bieten für Sie die technischen Rahmenbedingungen, um Ihnen eine korrekte Buchführung zu ermöglichen. Wie Sie als Unternehmer im Detail und in Einzelfällen Bartransaktionen verwalten und Kassenabschlüsse durchführen müssen, unterliegt Ihrer unternehmerischen Pflicht. Ihr Steuerberater ist hier der adäquate Ansprechpartner, um Sie zu diesem Thema kompetent zu beraten.

Das Thema Datenschutz ist schon seit unserer Gründung in 2012 eines der Grundprinzipien von inBehandlung Praxissoftware, weshalb wir auch auf die neuen Änderungen und Anforderungen gut vorbereitet waren. Deshalb möchten wir es dennoch nicht versäumen, mit Ihnen kurz über die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zu sprechen.

Ab 25.Mai 2018 muss die EU-DSGVO verbindlich angewendet werden und das betrifft nicht nur große Firmen, sondern auch Unternehmen wie Ihre Tierarztpraxen. Diese Verordnung vereinheitlicht den Datenschutz innerhalb der EU, und regelt den Umgang mit bzw. die Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

inBehandlung Praxissoftware läuft auf unseren Rechnern im Hetzner-Datenzentrum in Nürnberg. Hier liegen Ihre Daten. Wir stellen durch professionelle Schutzmaßnahmen sicher, dass der Datenschutz- und die Datensicherheit stets gewährleistet sind. Dadurch ist laut DSGVO inBehandlung der sogenannte „Auftragsverarbeiter“, Sie als Praxis sind der „Auftraggeber“.

Sie als Auftraggeber müssen nun uns als Auftragsverarbeiter dahingehend hinterfragen, inwieweit wir das Datenschutzniveau sowie die Datensicherheit gewährleisten. Wir begrüßen diese Regelung, bietet sie für uns doch gleichzeitig die Möglichkeit Ihnen nochmal im Detail darzulegen, was unser professionelles IT Team alles im Hintergrund für Ihre Tierarztpraxis leistet.

Hierzu haben wir für unsere Kunden ein ausführliches Dokument erstellt, welches detailliert und transparent die Maßnahmen von inBehandlung zum Datenschutz und zur Datensicherheit erläutert. Diese sogenannte Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (kurz AVV) schließen wir mit allen unseren Kunden ab.

Die AVV regelt die Zusammenarbeit zwischen Ihrer Praxis und inBehandlung. Darüber hinaus gibt es natürlich noch weitere Vorgaben für Ihre Praxis, welche die Datenerfassung zwischen Ihnen und Ihren Kunden regeln und dokumentieren. Hierzu empfehlen wir, dass Sie sich genau bei Ihrer zuständigen Kammer oder Ihrem Rechtsanwalt zu diesem Thema informieren.

inBehandlung bietet Ihnen alle Funktionen die Sie benötigen, damit Ihre Praxis datenschutzkonform arbeiten kann. Sie können leicht einsehen, von welchem Ihrer Kunden Sie noch eine Einwilligung benötigen. Auch können Sie mit inBehandlung schnell und einfach Anfragen der Patientenbesitzer zu den in der EU-DSGVO verankerten Rechten z.B. auf Auskunft oder Anonymisierung prompt nachkommen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Mit inBehandlung können Sie Ihre Apotheke konform mit den Vorgaben der TÄHAV verwalten. Alle Vorgänge werden lückenlos dokumentiert, sodass jede Änderung im Bestandsverlauf eindeutig nachvollziehbar ist und Anfangs- und Endbestände zu jedem Zeitpunkt eindeutig ermittelt werden können. Anwendungen und Abgaben sind dabei stets mit einem Patienten und dessen Halter verknüpft. Die integrierte Chargennummernverwaltung erlaubt es Ihnen zudem, die Medikamentenzu- und -abgänge mit Chargennummern zur versehen. All diese Informationen werden dann in den relevanten Auswertungen wie Betäubungsmittellisten zusammengefasst und auf der entsprechenden Vorlage zum Ausdrucken bereit gestellt. Auch das Erstellen und Verwalten von AuA-Belegen ist mit inBehandlung problemlos möglich. Mit inBehandlung haben unsere Kunden bereits zahlreiche Apothekenprüfungen erfolgreich absolviert.

Wir lassen Sie natürlich nicht alleine!

Sollten Sie und Ihr Team sich für inBehandlung Praxissoftware entscheiden, führen wir zunächst einmal eine ausführliche, etwa 90 minütige Einführungs- und Setup-Schulung durch. Hierbei besprechen wir noch einmal alle relevanten Einstellungen, die Sie in Ihrem System vornehmen können und gehen die wichtigsten Funktionen noch einmal gemeinsam durch.

Wissensdatenbank

Unser Ziel ist es, dass Sie möglichst schnell und unkompliziert Antworten auf Ihre Fragen bekommen. Seit der Gründung von inBehandlung in 2012 haben wir die Fragen unserer Kunden gesammelt und die wichtigsten davon in unserer Wissensdatenbank mit detaillierten Antworten zusammengestellt.

Email Support

Sollten Sie die benötigte Antwort nicht in der Wissensdatenbank finden, können Sie unser Support-Team jederzeit direkt aus der Software heraus kontaktieren. Eine Mitarbeiterin/Mitarbeiter wird sich dann schnellstmöglich um Ihr Anliegen kümmern. Dies ist ein fester Bestandteil Ihrer inBehandlung -Lizenz, d.h. es entstehen Ihnen keine Zusatzkosten für den Support. Wir bemühen uns, jede Supportanfrage innerhalb von 24 Stunden per Email zu beantworten.

Beratungstermine

Sollten Sie Bedarf an weiteren Schulungen (z.B. für neue Mitarbeiter o.ä.) oder eingehender Beratung zu individuellen Themen haben, bieten wir diese Dienstleistung selbstverständlich auch an. Hierzu können Sie jederzeit gerne einen Termin mit unseren Beratern vereinbaren.

Telefon-Support für Notfälle

Unser Telefon-Support ist selbstverständlich in Notfällen ebenfalls für Sie und Ihr Team da. Nach unserer Erfahrung sind dies meist zeitkritische Rückfragen wenn z.B. eine Buch- oder Apothekenprüfung ins Haus steht. Typische Probleme mit Installation oder Datensynchronisation, wie sie bei den traditionellen Desktop-Programmen auftreten können, werden Sie mit inBehandlung ohnehin wohl nicht erleben, denn unser technologischer Ansatz ist schlicht ein anderer.

Natürlich ist unsere Software darauf vorbereitet auch in Steuerfragen einen optimalen Workflow zu gewährleisten.
Alle Informationen zu dem Thema finden Sie hier