Eine fehlerfreie und effiziente Terminplanung ist das A und O jeder guten Tierarztpraxis und Tierklinik. Schleichen sich in Ihrer Terminvergabe Fehler ein, sodass Termine kollidieren, falsch vergeben sind oder Patienten und ihre Tierhalter lange Zeit im Wartezimmer verbringen müssen, kann das die Kundenzufriedenheit enorm beeinflussen. Die Kundenzufriedenheit sinkt, aber auch die Arbeitsqualität im Praxisteam leidet unter dem Chaos. Terminchaos war gestern! Wir verraten Ihnen, was Sie bei Ihrer Terminplanung beachten müssen und welche unschlagbaren Vorteile inBehandlung für Sie bietet!
Terminplanung in der Tierarztpraxis – das müssen Sie beachten
Bevor wir die Funktionen und Vorteile der Terminplanung für Sie näher erläutern, sollten Sie im Vorfeld folgende Tipps zur Planung von Tierarztterminen kennenlernen:
Zeit für Notfälle einplanen
Vergessen Sie nicht, bei der Erstellung des Terminplans für Ihre Tierarztpraxis genügend Zeit für dringende Besuche und Notfälle einzuplanen, um eine Überlastung zu vermeiden.
Routinen beibehalten
Hier geht es darum, Ihrem Team die Unterstützung zu geben, die es während der arbeitsreichen Tage braucht. Wenn Ihr Personal richtig angeleitet wird, kann es komplizierte Situationen mit Leichtigkeit bewältigen.
Dazu müssen Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Routine einrichten und diese beibehalten, damit sie im Falle unerwarteter Umstände genau wissen, was zu tun ist.
Aber auch innerhalb der Vereinbarung von Terminen sollte es eine Routine und feste Aufteilungen geben. Vergeben zum Beispiel mehrerer Tierarztpraxisangestellte die Termine, kann es schnell unübersichtlich werden.
Die richtigen Fragen stellen
Mit den richtigen, vorabgestellten Fragen können sich Tierärzte und das Praxispersonal besser auf den bevorstehenden Termin vorbereiten. Die Fragen helfen gleichzeitig dabei, Fälle mit hoher Dringlichkeit vorab zu erkennen.
Finden Sie den richtigen Turnus
Sie sollten Ihre Terminplanung auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassen. Ob eine zeitlich festgelegte Terminplanung, eine Wellenplanung, eine offene oder eine doppelte Buchung die geeignetste Wahl ist, entscheiden Sie!
Die zeitlich festgelegte Terminplanung in einer Tierarztpraxis dient bspw. dazu die Wartezeiten zu minimieren und einen gleichmäßigen Patientenfluss zu gewährleisten. Die Dauer des Termins kann dabei je nach Grund des Besuchs variieren.
Für Bestandspatienten mit einem Routinetermin kann eine Mindestzeit 10 bis 20 Minuten betragen. Für eine vollständige umfangreiche Untersuchung sowie für neue Patienten werden in der Regel 30 bis 45 Minuten benötigt.
Nach Aufwand und Komplexität arbeiten
Morgens haben Tierärzte meist einen freien Kopf bevor sich im Laufe des Praxistages Stress und unvorhersehbare Situationen einschleichen. Versuchen Sie, Termine, die mehr Aufwand erfordern, auf die Vormittage zu legen.
Wenn Sie sich zunächst auf die Erledigung intensiver Aufgaben konzentrieren, haben Sie am Nachmittag Zeit, sich mit aktuellen Problemen zu befassen oder die Behandlung mit Ihren Patienten zu besprechen. So geraten Sie im Laufe des Tages nicht in Verzug und können besser vorhersehen.
Terminvergabe mit inBehandlung
Glücklicherweise können Tierarztpraxen nun dank der fortschreitenden Digitalisierung in der Tierarztpraxis (Verlinkung) heute eine Tierarztsoftware wie inBehandlung nutzen, die ihnen die Terminvergabe so einfach wie möglich macht.
Unsere Tierarztsoftware inBehandlung ermöglicht Ihnen die intuitive Verwaltung und Planung von Terminen. Je nach Bedürfnissen Ihrer Tierarztpraxis können Sie Ihre Terminarten individuell definieren.
Weitere Funktionen der Terminvergabe mit inBehandlung:
- Jederzeit mobile Einsicht in den Terminkalender
- Unkomplizierte Erfassung von Neukundeninformationen
- Versand von Terminerinnerungen per E-Mail und SMS
- Monitoring – vom Wartezimmer bis zum Status der Laborergebnisse
- Detail-Listen zu allen Besuchen und Rechnungen
- Terminbestätigung- und Erinnerung per SMS
Eine besondere Funktion wollen wir Ihnen aber im Detail vorstellen. Unsere Tierarztsoftware inBehandlung bietet die Lösung, mit der Sie Ihre Terminplanung Ihrer Tierarztpraxis oder -klinik so automatisch wie möglich gestalten: die Online-Terminvergabe.
Online-Terminvergabe mit inBehandlung
Viele Tierhalter können ihre Termine nur außerhalb der Öffnungszeiten der Tierarztpraxis vereinbaren, da diese oft selbst während der Sprechstundenzeiten berufstätig sind. Wenn Sie ihnen verschiedene Möglichkeiten bieten, bei Ihrer Praxis Termine zu vereinbaren, ohne zum Telefonhörer greifen zu müssen oder ggf. noch in einer Warteschleife festzuhängen, werden die Tierhalter zufriedener sein und den Komfort zu schätzen wissen.
Mit der Online-Terminvereinbarung für Ihre Tierarztpraxis profitieren Sie von einem Rund um die Uhr Service für Ihre Kunden. Diese können ihre Termine über die Onlinevergabe individuell auswählen und haben einen schnellen Überblick. Als besonderen Kundenservice können Sie die Tierhalter per SMS oder E-Mail an bevorstehende Termine erinnern. So vermeiden Sie spontane Absagen und besonders Stress. Lange Warteschleifen und Telefonchaos gehören fortan also der Geschichte an!
Vorteile einer bestmöglichen Terminplanung in der Tierarztpraxis
- Vermeidung von Zeitdruck
- Gleichmäßige Arbeitsauslastung
- Verbesserte Arbeitsqualität
- Einsparungen bei Arbeitskosten
- Geringerer Wartezeiten
- Kundenzufriedenheit
- Mitarbeiterzufriedenheit
Darüber hinaus können Tierärzte und Praxisinhaber vorhersehen, wie viel Personal (Stichwort Dienstplan), Inventar und Verbrauchsmaterial an einem bestimmten Tag oder in einer gesamten Woche benötigt werden.
Fazit
Es ist heute eine immense Herausforderung, einen reibungslosen Ablauf bei der Terminvergabe in der Tierarztpraxis zu gewährleisten, damit Tierhalter und ihre Patienten zufrieden sind. Glücklicherweise ist es nun unter anderem auch nicht mehr notwendig, physisch oder telefonisch einen Termin zu bekommen.
Die Planung von Tierarztterminen kann sowohl für die Kunden als auch für das Personal eine Herausforderung sein. Moderne Softwarelösungen wie inBehandlung bieten jedoch zuverlässige Lösungen für Tierarztpraxen, um mit solchen Herausforderungen umzugehen.
Die Terminplanung mit inBehandlung ist für Tierhalter und für das gesamte Praxisteam von Vorteil. Überzeugen Sie sich selbst!
Sichern Sie sich jetzt einen vierzehntägigen kostenlosen Testzugang! In unserem BUSINESS-Paket ist die Online-Terminvereinbarung bereits integriert. In unseren anderen Paketen können Sie die Online-Terminvergabe ganz einfach dazubuchen.